notaris

notaris: 10 praktische tips & nuttige informatie

Wat doet de notaris?

Een notaris mag officiële documenten maken. Deze documenten bevatten nauwkeurige informatie over de afspraken die tussen partijen zijn gemaakt. Ook legt de notaris aan partijen uit welke gevolgen die afspraken hebben. De schriftelijke vaststelling van die afspraken worden notariële akten genoemd. Ze dienen als officieel bewijs van de gemaakte afspraken. De notaris verstrekt een exemplaar aan beide partijen en hij bewaart er een afschrift van in zijn kantoor.

Je kunt een notaris voor verschillende zaken nodig hebben, bijvoorbeeld voor:
  •  het opmaken van huwelijkse voorwaarden of voorwaarden voor een partnerschap
  • een testament maken of wijzigen
  • de overdracht van een woning van verkoper aan koper
  • een hypotheek
  • de oprichting van een besloten vennootschap
  • aandelen veranderen van eigenaar
  • de oprichting van een stichting
  • verdelen van een nalatenschap
De notaris heeft beroepsgeheim. Hij kan adviseren bij belangrijke zaken op het gebied van personen- en familierecht, onroerende zaakrecht en rechtspersonenrecht. Ook kan hij op verzoek van partijen overeenkomsten in notariële vorm vastleggen. Volgens de wet is een notaris zowel openbaar ambtenaar als ondernemer. De notaris mag iemand niet zonder reden weigeren een akte op te maken. Aan de andere kant moet hij zelf zorgen voor zijn inkomen. Zijn inkomen bestaat uit het in rekening brengen van een honorarium (tarief) aan cliënten. Het tarief mag hij zelf bepalen, waardoor er concurrentie bestaat tussen notarissen. Notarissen zijn lid van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. Ze staan onder tuchtrechtelijk toezicht van de Kamer van Toezicht en onder financieel toezicht van het Bureau Financieel Toezicht.

Aan-en verkoop woning

Bij de aankoop van een woning krijg je te maken met de notaris. De notaris regelt de koopakte, leveringsakte en hypotheekakte. Bij het oversluiten van een hypotheek of tweede hypotheek is de notaris alleen nodig voor de hypotheekakte. De koopakte kan ook door de makelaar worden opgesteld. In Amsterdam is het gebruikelijk dat de koopakte door de notaris wordt opgesteld. De notaris heeft de koopakte wel nodig voor het opstellen van de leveringsakte.

De koopakte is een akte waarin de afspraken tussen koper en verkoper zijn genoteerd met betrekking tot de koop en verkoop van een huis. De koopakte wordt ook voorlopige koopovereenkomst genoemd, maar dat wil nog wel eens tot verwarring leiden. Het woord voorlopig slaat alleen op de ontbindende voorwaarden die in de akte zijn opgenomen en niet op de koop of verkoop. Ontbindende voorwaarden zijn situaties en omstandigheden die zich voor zouden kunnen doen, waardoor de koop niet door kan gaan: als de bank het geld niet wil lenen, of als het huis bouwkundig niet in orde is (als dat zou blijken uit een bouwkundige keuring). Wel is het zo, dat de koper en verkoper nog tot drie dagen na ondertekening van de akte het recht hebben om alsnog van de koop of verkoop af te zien.

Voor de formele overdracht van de woning heb je wel een notaris nodig. Hij maakt een akte van levering, ook leveringsakte genaamd. Als de koper een hypothecaire financiering voor de afbetaling van het huis heeft getroffen, zal de notaris ook een hypotheekakte opstellen. Omdat een huis kosten koper wordt verkocht, wat wil zeggen dat alle bijkomende kosten voor de koper zijn, zal de koper de notaris moeten betalen. De koper mag dan ook zelf kiezen bij welke notaris hij de leveringsakte en hypotheekakte laat opmaken en passeren.

De doe-het-zelf notaris

De doe-het-zelf notaris vind je op het internet. Het is een website die in het leven is geroepen door notarissen zelf om op een goedkope manier geld te verdienen en toch de cliënten te voorzien van een deugdelijke notariële akte. Het werkt volledig geautomatiseerd. Je betaalt voor het tot stand brengen van de akte lagere tarieven dan je voor de werkzaamheden op kantoor zou moeten betalen. Het is alleen mogelijk voor standaarddocumenten. Voorbeelden zijn:
  • samenlevingsovereenkomst
  • testament
  • herroeping
  • schenking
  • schenking Goede Doelen
  • voogdbenoeming minderjarige kinderen
  • executeurbenoeming
  • oprichting stichting
  • oprichting vereniging
De site geeft aan dat binnenkort ook mogelijkheden zijn voor het samenstellen van koop- en transportakten.

De gewenste akte wordt gemaakt met zogenaamde tekstblokken. Je wordt via een vragenlijst gekoppeld aan tekstvariabelen. Als het document klaar is, kun je het per email doorsturen naar de notaris die je hebt geselecteerd uit het menu van de website. De notaris controleert de inhoud en maakt een afspraak waar en wanneer de akte in jouw aanwezigheid gepasseerd zal worden.

Klachtenregeling

Meestal verloopt de dienstverlening van de notaris naar wens, maar het kan voorkomen dat je het niet eens bent met de rekening. Of je bent ontevreden over de dienstverlening van de notaris.

Klachten notarisrekening

Als je het niet eens bent met de rekening van de notaris, kun je hem eerst om toelichting vragen over de in rekening gebrachte kosten. Lukt het niet er samen uit te komen, dan kan de verdeeldheid over de declaratie worden voorgelegd aan de voorzitter van de ring waartoe de notaris behoort. De ringvoorzitter zal eerst om alle relevante informatie vragen om vervolgens met beide partijen tot een oplossing te komen. Lukt het weer niet om er samen uit te komen, dan is het aan de ringvoorzitter een beslissing in de zaak te nemen en uitspraak te doen. De uitspraak van de ringvoorzitter is een beschikking in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Het is een wettelijke uitspraak, waartegen bezwaar kan worden gemaakt. Dat kan in de vorm van beroep aantekenen tegen de uitspraak bij de rechtbank. Daarna is er nog een procedure in hoger beroep mogelijk bij de afdeling Rechtspraak van de Raad van State.

Klachten dienstverlening

Als je een klacht of klachten hebt over de dienstverlening (de werkzaamheden die de notaris heeft verricht), dan kun je eerst in gesprek hierover gaan met de notaris. De website van de KNB geeft tips voor het voeren van een dergelijk gesprek. Mocht het gesprek geen oplossing bieden, dan kun je de KNB om informele hulp vragen. Als er geen oplossing naar tevredenheid wordt gevonden, is het mogelijk een formele klacht in te dienen bij de kamer van toezicht. De klacht moetbetrekking hebben op de ambtsuitoefening van de notaris (of kandidaat-notaris). Als de kamer van toezicht de klacht gegrond vindt, kan er een sanctie worden opgelegd aan de notaris.

KNB

De KNB is de brancheorganisatie van notarissen. Ze zien er op toe dat aangesloten (kandidaat-) notarissen deskundig, onafhankelijk en integer handelen. De organisatie stelt beroeps en gedragsregels op en stimuleert leden de vakbekwaamheid op peil te houden en te actualiseren door middel van opleidingen, cursussen en informatieverstrekking. Naast de ondersteunende taken voor de notaris, verleent de organisatie ook dienstverlening aan consumenten. Zij kunnen bij de KNB terecht voor informatie over de diensten van de notaris. Ook met klachten kunnen consumenten terecht bij de KNB (zie tip 10).

De Notaristelefoon 0900- 3469393 (80 eurocent per minuut) is de publieksinformatielijn van de KNB. Je kunt dit nummer bellen voor algemene vragen met betrekking tot testamenten, trouwen en het kopen of verkopen van een woning. Bij gedetailleerde vragen zal de medewerker kunnen doorverwijzen naar een notaris. De Notaristelefoon verstrekt geen informatie over notaristarieven. Het telefoonnummer is bereikbaar op werkdagen van 9.00 tot 14.00 uur.

De KNB is gevestigd aan het Spui 184 (Postbus 16020) 2500 BA Den Haag, telefoon: 070 – 3307177. Op de website Notaris.nl wordt alle informatie verstrekt over de KNB en tips waarmee je een bezoek aan de notaris goed kunt voorbereiden. Je kunt natuurlijk ook veel actuele informatie vinden op de website van de KNB.

Kosten notaris

Sinds 1 oktober 1999 is de Wet op het notarisambt behoorlijk gewijzigd. Voor die datum werden vaste tarieven gehanteerd en de notaris mocht alleen in zijn eigen arrondissement ambtshandelingen verrichten. Nu zijn de tarieven vrij en de ambtenaar mag willekeurig in het land zijn diensten verlenen. Dat levert voor de consument wat kosten betreft voordeel op. Je kunt eenvoudig en snel via het internet verschillende tarieven voor een bepaalde dienst opvragen. De website degoedkoopstenotaris.nl laat zien dat er voor het opstellen van een eenzelfde akte voor het kopen van een huis met hypotheek maar liefst honderd euro verschil kan zitten. Opvallend is daarbij dat de tarieven van notarissen op het platteland beduidend lager zijn dan die van collega notarissen in de grote steden. Maar je bent vrij om willekeurig een notaris te kiezen, je hoeft je niet aan je woonplaats, gemeente of zelfs provincie te houden. Al koop je een huis in Limburg, je mag een notaris op Texel de werkzaamheden voor de notariële akten laten doen. Toch moet je op een aantal zaken alert zijn. Sommige notarissen berekenen een all-in tarief, anderen berekenen een standaard prijs waar de bijkomende kosten nog later worden doorberekend. Ook werken er bijvoorbeeld veel hypotheekverstrekkers samen met notarissen die zogenaamd goedkoop akten opmaken. Het blijkt in de praktijk echter nog steeds goedkoper te zijn om toch zelf op zoek te gaan naar een notaris. Heb je de notaris nodig voor een standaard document (bijvoorbeeld een testament)? Er is een website waar je het document als het ware zelf kunt samenstellen met behulp van invulvelden. Lees er meer over in de volgende tip (tip 3)

Oprichting bedrijf

De Kamer van Koophandel heeft op haar website een eenvoudig te volgen tien stappen plan hoe een eigen bedrijf te starten. Een belangrijk onderdeel is het kiezen van een rechtsvorm. De werkzaamheden van een notaris met betrekking tot het starten van een eigen onderneming bestaan vooral uit het opmaken van een oprichtingsakte, statutenwijziging en aandelenoverdracht.

Voor het oprichten van een Besloten Vennootschap maakt de notaris een oprichtingsakte op. In de oprichtingsakte worden de statuten van de vennootschap vastgelegd. De notaris controleert de juridisch inhoudelijke kan van de statuten. Vaak zorgt de notaris voor inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Wanneer er door een wijziging in de statuten (van een BV, stichting of vereniging) zaken niet langer van kracht zijn, moet dit notarieel beschreven worden. De notaris beschrijft de wijzigingen in de statuten in een akte statutenwijziging. Bij een akte aandelenoverdracht wordt de levering van aandelen op naam in een niet-beursgenoteerde vennootschap beschreven.

De akten voor de oprichting van een onderneming, statutenwijziging en aandelen overdracht zijn vrij standaard. Zeker als het aantal oprichters, bestuurders of aandeelhouders uit maximaal twee personen bestaat. Via het internet worden deze akten tegen scherpe tarieven aangeboden. Het kan veel euro’s schelen om enkele aanbieders met elkaar te vergelijken. Op de website van Degoedkoopstenotaris.nl kost het opmaken van een oprichtingsakte B.V. bij de goedkoopste notaris 370 euro en bij de duurste 644 euro: een verschil van 274 euro!

oprichting vereniging

Stichtingen worden voornamelijk voor goede doelen opgericht. Een stichting kan geen leden hebben. Een vereniging heeft wel leden, het zijn mensen met dezelfde interesses. In Nederland richt men graag verenigingen op. Voor het oprichten van een stichting of vereniging ga je naar de notaris.

Oprichten stichting

Voor het oprichten van een stichting is een notariële akte of testament nodig. De notaris maakt hiervoor een oprichtingsakte op. In de oprichtingsakte moeten de statuten van de stichting worden genoteerd. In de statuten staan in ieder geval de naam van de stichting, de gemeente waar de stichting gevestigd is, het doel van de stichting, de wijze van benoeming en ontslag van bestuurder(s) en de bestemming van het openstaand bedrag bij beëindiging (ontbinding) van de stichting. Ook staan in de akte de verplichtingen en bevoegdheden van het bestuur beschreven. De uitkeringen van de stichting moeten ten goed komen aan het doel van de stichting. Het bestuur mag geen uitkeringen verstrekken aan de oprichter(s) of aan degenen die deel uitmaken van de organisatie van de stichting (bijvoorbeeld het bestuur). Wel mogen onkostenvergoedingen worden verstrekt aan oprichters en bestuurders, maar dat wordt wel naar redelijkheid gecontroleerd door de notaris.

Oprichten vereniging

Je kunt een vereniging op twee manieren oprichten, met of zonder notaris. Als je de vereniging via de notaris opricht (bij notariële akte) wordt de vereniging een rechtspersoon met volledige of beperkte rechtsbevoegdheid. Rechtsbevoegdheid houdt in dat de vereniging zelfstandig drager van rechten en verplichtingen is. Je kunt ook een vereniging oprichten zonder akte, bijvoorbeeld aan de hand van mondelinge afspraken. Het oprichten van een vereniging heeft een doel, bijvoorbeeld belangenbehartiging van een bepaalde groep mensen of samen sporten. Het doel mag niet zijn winst te maken en die onder de leden te verdelen en het mag natuurlijk ook geen doel zijn die de openbare orde zou verstoren en dergelijke.

Samenlevingsvormen

Wie zijn relatie officieel wil regelen, kan trouwen, een geregistreerd partnerschap aangaan of een samenlevingscontract opstellen. Samenwonende partners hoeven het niet officieel vast te leggen, maar soms is een notarieel samenlevingscontract verplicht. Voorbeelden zijn het partnerpensioen of om belastingvrijstelling te krijgen voor de erfenis van je partner.

Als je samenwoont, kun voor bepaalde zaken afspraken maken die je vastlegt in een overeenkomst. Het betreft zaken als de kosten van elkaars levensonderhoud en de verdeling van de kosten van de huishouding, het gebruik van bankrekeningen en regelingen bij beëindiging van de relatie. Je kunt samen een overeenkomst maken of hiervoor naar een notaris gaan. Het is niet verplicht om een samenlevingscontract op te stellen, maar soms zijn er instanties die wel verplichten tot een samenlevingscontract, vastgelegd door de notaris.

Of je nu trouwt of een geregistreerd partnerschap aangaat, voor de wet is deze samenlevingsvorm eigenlijk hetzelfde. Het betekent dat op dat moment alle bezittingen en schulden van beide partners samen zijn. Als je dat niet wilt, kun je kiezen voor huwelijkse of partnerschapsvoorwaarden. De voorwaarden zijn in beide gevallen hetzelfde. Als je de voorwaarden niet laat vastleggen door een notaris (als je dus zelf een lijstje opstelt) hebben ze geen wettelijke waarde. Een overeenkomst vastgesteld door een notaris is bindend. De voorwaarden kunnen alleen over geld en spullen gaan, dus niet over de kinderen. In de voorwaarden kunnen bezittingen en schulden over de partners verdeeld worden. De notaris bewaart een afschrift van de voorwaarden en ze worden ingeschreven in het huwelijksgoederenregister bij de rechtbank. Dit is een openbaar register, dus eventuele schuldeisers kunnen nalezen op welke voorwaarden iemand getrouwd is.

Testament/nalatenschap

De notaris is bekend met het erfrecht. Je kunt bij de notaris een testament opmaken, als je bijvoorbeeld kinderen of andere familie wilt onterven en/of geld aan een goed doel of een ander persoon die geen familie is, wilt schenken. Let op: kinderen hebben altijd recht op een bepaald deel van de erfenis van hun ouders. Dat wordt de legitieme portie genoemd. Sommigen denken dat een notaris niet nodig is voor het maken van een testament, maar in Nederland is een zelfgemaakt testament niet rechtsgeldig. De notaris zorgt voor registratie van het testament bij het Centraal Testamenten Register. Je kunt overigens je testament bij tijd en wijle veranderen. Men noemt dat herroeping. Er kunnen redenen zijn het testament aan te passen, bij een echtscheiding bijvoorbeeld. Als er geen testament is, wat zal blijken bij opvraag uit het Centraal Testamenten Register, wordt de nalatenschap verdeeld volgens de regels van het erfrecht.

De notaris kan ook adviseren bij een nalatenschap. Hij kan uitzoeken wie de wettelijke erfgenamen zijn als er bijvoorbeeld geen testament is. Ook kan de notaris een verklaring van erfrecht afgeven. Deze verklaring is vaak nodig om bij een geblokkeerde bankrekening te kunnen. Ook is het handig om bij meerdere erfgenamen in de verklaring van erfrecht een van de erfgenamen of de notaris volmacht te geven om namens alle erfgenamen te handelen. De notaris kan adviseren over de verdere afwikkeling van de nalatenschap.

Tips & Reacties

Deel je eigen tip over notaris

En maak kans op een cadeaubon ter waarde van € 25!